Обеспечение сохранности документов в образовательном учреждении

Серебрякова Елена Сергеевна,

педагог-организатор

МБУ ДО «ДДТ им. В.П.Чкалова»

высшей квалификационной категории

Организация

делопроизводства

в

образовательном

учреждении

представляет

собой

совокупность

видов

работ,

обеспечивающих

систематизацию, учет, формирование и оформление дел в делопроизводстве,

оперативное хранение документов в учреждении и их передачу в архив.

Обеспечение

сохранности документов образовательного учреждения

осуществляется посредством формирования исполненных документов в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в

соответствии

с

номенклатурой

дел

и

систематизация

документов

внутри

дела.

Номенклатура дел - систематизированный перечень дел, заводимых в

учреждении

с

указанием

сроков

их

хранения.

Номенклатура

дел

предназначена для оперативного поиска документов в делах.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом

учреждения,

положениями

учреждения,

планами

и

отчетами

о

работе,

номенклатурами дел за предшествующие годы.

Сводная номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за

составление,

согласовывается

с

экспертной

комиссией

учреждения

и

утверждается

руководством.

Номенклатура

дел

согласовывается

с

государственным (муниципальным) архивом, в случае если образовательное

учреждение

является

организацией-источником

комплектования.

Согласование номенклатуры дел с архивом проходит не реже одного раза в 5

лет, если не было существенных изменений. Сводная номенклатура дел в

конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1

января следующего календарного года внутренним приказом учреждения.

После

утверждения

сводной

номенклатуры

дел

структурные

подразделения

учреждения

получают

выписки

из

соответствующих

ее

разделов для использования в работе.

Названиями

разделов

номенклатуры

дел

являются

названия

структурных подразделений. Номенклатура дел представляет собой таблицу,

состоящую из следующих граф.

В

графе

1

«Индекс

дела»

проставляются

индексы

каждого

дела,

состоящие

из

установленного

в

учреждении

цифрового

обозначения

структурного

подразделения

и

порядкового

номера

заголовка

дела

по

номенклатуре

в

пределах

структурного

подразделения.

Индексы

дел

обозначаются арабскими цифрами (Например: 12-05, где 12 - обозначение

структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела).

В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел, состоящие из:

название вида дела (переписка) или разновидности документов (приказы);

название учреждения или структурного подразделения; краткое содержание

документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела (за

2011

год).

Не

допускается

употребление

в

заголовке

дела

неконкретных

формулировок ("разные материалы", "общая переписка"). В заголовках дел,

содержащих

документы

по

одному

вопросу,

но

разных

видовых

направленностей, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а

в

конце

заголовка

в

скобках

указываются

основные

разновидности

документов

(планы,

списки,

доклады).

В

заголовках

дел,

содержащих

переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется (например:

«Переписка

с

архивными

учреждениями

о

комплектовании

научно-

технической документации»). Порядок расположения заголовков дел внутри

разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов,

составляющих дела, и их взаимосвязью.

Графа

3

«Кол-во

томов»

номенклатуры

дел

заполняется

в

случае

заведения второго или нескольких томов дела.

В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок

хранения

дела,

номера

статей

по

Перечню.

При

отсутствии

каких-либо

документов

учреждения

в

Перечне,

срок

их

хранения

определяется

и

утверждается

протоколом

экспертной

комиссии,

о

чем

вносится

соответствующая запись в номенклатуре.

В графе 5 «Примечания» проставляются специальные отметки о сроках

хранения отдельных документов дела, о выделении дел к уничтожению, о

передаче дел.

Если в течение года возникают новые дела, то они дополнительно

вносятся

в

номенклатуру.

Для

вновь

заводимых

дел

в

каждом

разделе

номенклатуры оставляются резервные номера.

Формирование дел включает в себя следующие операции: заведение

папки; распределение исполненных документов по папкам; расположение

документов в обратной хронологической последовательности; оформление

обложки.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование

учреждения;

наименование

структурного

подразделения;

индекс

дела

проставляется цифрой по номенклатуре дел; заголовок дела переносится из

номенклатуры; дата заведения и окончания дела в делопроизводстве (число и

год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами);

срок

хранения

дела

в

соответствии

с

номенклатурой

дел

(На

делах

постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

При

формировании

дел

необходимо

соблюдать

следующие

общие

правила: помещать в дело только исполненные документы; группировать в

дело документы одного календарного года, за исключением переходящих

дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных

сроков хранения; в дело включается один экземпляр документа; в дело не

должны помещаться черновики.

В

конце

календарного

года

сформированные

дела

подлежат

оперативному

(текущему)

хранению

«на

местах».

Срок

оперативного

хранения

дел

составляет

от

1

года

до

3

лет.

Исключение

составляют

документы

с

временными

сроками

хранения

5

и

10

лет.

На

архивное

хранение

такие

документы

не

передаются

и

продолжают

храниться

в

структурных подразделениях учреждения в течение этих сроков.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании

критериев

их

ценности

в

целях

отбора

документов

на

государственное

хранение или установление сроков их хранения.

В учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия,

которая назначается приказом руководства и состоит не менее чем из 3-х

человек:

председателя;

члена;

секретаря.

Функции

и

права

ЭК,

а

также

организация их работы определяются Положением экспертной комиссии,

которое

утверждается

руководством.

Решения

ЭК

по

хранению

или

уничтожению

документов

вступают

в

силу

после

их

утверждения

руководством

учреждения,

т.к.

экспертная

комиссия

является

совещательным органом.

При

проведении

экспертизы

ценности

документов

осуществляется:

отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения

для передачи в государственный архив; отбор документов с временными

сроками

хранения

и

с

пометкой

«ДМН»,

подлежащих

дальнейшему

хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за

предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов к

уничтожению

и

составление

акта

о

выделении

их

к

уничтожению

производится на заседании экспертной комиссии.

После

оперативного

хранения

завершенные

дела

постоянного

и

долговременного

(свыше

10

лет)

сроков

хранения

сдаются

в

архив

учреждения.

Полное

оформление

дела,

передаваемого

на

архивное

хранение,

предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной

форме;

нумерацию

листов

в

деле;

составление

листа-заверителя

дела;

составление внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела.

Все

листы

дела,

кроме

листа

заверителя

и

внутренней

описи,

нумеруются

в

правом

верхнем

углу.

Иллюстративные

и

специфические

документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на

оборотной стороне в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов на листе-заверители составляется

заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В заверительной

надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле,

а

также

указывается

должность,

подпись,

расшифровка

подписи,

дата

составления.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в

твердую

обложку

из

картона

или

переплетаются.

При подготовке

дел

к

подшивке

металлические

скрепления

(булавки,

скрепки)

из

документов

удаляются.

Передача

дел

на

государственное

хранение

в

специальный

архив

осуществляется

по

описям

дел

и

номенклатуре

дел.

Опись

(архивный

справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения

архивного фонда) составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела

долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

Таким образом, рекомендуется на локальном, внутриорганизационном

уровне

разработать

и

утвердить

Инструкцию

по

делопроизводству

образовательного

учреждения,

в

которой

на

основании

законодательно-

нормативных

документов

были

бы

закреплены

подробные

правила

и

особенности

организации

хранения

документов

в

конкретном

образовательном учреждении.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1.

Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И.

Андреева. - М.: КноРус, 2016. - 234 c.

2.

Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и

определениях / С.Ю. Кабашов. - М.: Флинта, 2009. - 296 c.

3.

Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления.

Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н.

Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 c.

4.

Рогожин, М. Настольная книга ответственного за делопроизводство /

М. Рогожин. - М.: Проспект, 2019. - 128 c.

5.

Тельчаров, А.Д. Архивоведение: конспект лекций.- М.: Приор – издат.

2008. – 146 с.