ТЕМА:

Организация работы с документами, содержащими

конфиденциальную информацию

Глава 1. Документирование конфиденциальной информации

1.1.

Нормативно-методическая база конфиденциального

делопроизводства

Как

известно,

делопроизводство

-

это

отрасль

деятельности,

обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными

документами.

Нормативно-методическая

база

делопроизводства

-

это

совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению

документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами,

инструкциями и методическими пособиями.

Отношения,

возникающие

при

создании,

накоплении,

обработке,

хранении

и

использовании

документов,

содержащих

конфиденциальную

информацию

регулируются

соответствующими

законодательными

и

подзаконными актами.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:



правила оформления документов;



правила работы с документами;



обеспечение сохранности документов;



порядок передачи документов на архивное хранение;



работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);



внедрение

новых

информационных

технологий

в

работе

с

документами;



работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;



юридические

аспекты,

связанные

с

документами,

и

другие

вопросы[18].

Документ

обладает

юридической

силой,

если

он

оформлен

в

соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех

организациях

и

учреждениях

должны

быть

единые

правила

оформления

однотипных

документов,

то

есть

должно

быть

четко

определено,

как

создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи

2

и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-

методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

К числу базовых относится, в первую очередь, Конституция РФ. В ст.

23 установлено право неприкосновенность личной жизни, личной и семейной

тайны, тайны телефонных переговоров, почтовых, и иных сообщений. При

этом ограничение этого права допускается только на основании судебного

решения.

Конституцией

РФ

не

допускается

(ст.

24)

сбор,

хранение,

использование и распространение информации о частной жизни лица без его

согласия [1].

27 июля 2006 года Президент РФ В.В. Путин подписал два важнейших

для сферы документационного обеспечения управления (делопроизводства)

федеральных

закона:

№149-ФЗ

«Об

информации,

информационных

технологиях и о защите информации» и №152-ФЗ «О персональных данных».

10 января 2002 года Президентом был подписан закон «Об электронной

цифровой

подписи»,

развивающий

и

конкретизирующий

положения

приведенного выше закона «Об информации, информационных технологиях

и о защите информации».

Основными также являются законы РФ: «О государственной тайне» от

22 июля 2004 г; «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 (он содержит в себе

информацию,

составляющую

коммерческую

тайну,

режим

коммерческой

тайны, разглашение информации, составляющую коммерческую тайну); «Об

утверждении

Перечня

сведений

конфиденциального

характера»;

«Об

утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; «Об

утверждении Перечня сведении, которые не могут составлять коммерческую

тайну».

Ряд

подзаконных

правовых

нормативных

актов,

регламентируют

организацию

защиты

государственной

тайны,

ведение

секретного

делопроизводства, порядок допуска к государственной тайне должностных

лиц

и

граждан

РФ:

«Об

утверждении

положения

о

лицензировании

деятельности по технической защите конфиденциальной информации»; «Об

утверждении правил оказания услуг телеграфной связи» и др.

3

Ряд вопросов, связанных с защитой конфиденциальной информации,

регулируется

Уголовно-процессуальным

кодексом

РФ,

в

нем

имеются

положения, касающиеся тайны переписки, телефонных и иных переговоров,

почтовых отправлений, телефонных и иных сообщений [19].

Нормы

регулирования

отношений,

возникающих

при

обращении

конфиденциальной информации, содержатся также в Гражданском кодексе

РФ.

При

этом

конфиденциальная

информация

относится

в

Гражданском

кодексе РФ к нематериальным благам (ст. 150) [2].

Критерии, по которым сведения относятся к служебной и коммерческой

тайне,

содержатся

в

ст.

139

Гражданского

кодекса

РФ.

Она

гласит,

что

информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда:

1.

Эта

информация

имеет

действительную

или

потенциальную

ценность в силу неизвестности ее третьим лицам.

2. К этой информации нет свободного доступа на законном основании и

обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Кроме

того,

определение

конфиденциальности

коммерческой

информации содержится в ст. 727 Гражданского кодекса РФ.

В плане информационной безопасности является Уголовный кодекс РФ.

Он

содержит

ряд

положений,

относящихся

к

защите

информации

ограниченного

доступа

и

ответственности

за

ее

неправомерное

использование (ст. 137, 138) [2].

Особым

видом

ответственности

за

нарушение

коммерческой

тайны

является лишение соответствующей аттестации, лицензии уполномоченным

органом.

Но

привлечение

к

данному

виду

ответственности

в

целом

не

получило к настоящему времени широкое распространение.

Правовые

нормы,

регулирующие

использование

конфиденциальной

информации

в

судебных

разбирательствах

-

эти

нормы,

в

частности,

установлены в Гражданско-процессуальном кодексе РФ.

Основные

требования,

предъявляемые

к

порядку

обращения

с

конфиденциальной

информацией

в

государственных

и

коммерческих

4

структурах,

содержатся

также

в

ФЗ

«О

противодействии

легализации

(отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию

терроризма» [27].

Можно сказать, что законодательные акты РФ не регламентируют в

полной

мере

порядок

учета,

хранения

и

использования

документов,

содержащих конфиденциальную информацию.

Вместе с тем, в некоторых законах содержатся отдельные положения,

определяющие

общие

принципы

учета,

хранения

и

использования

документов, содержащих конфиденциальные сведения.

В целом же, в нашей стране не имеется нормативного правового акта,

который устанавливал бы единый порядок учета, хранения и использования

документов, содержащих конфиденциальную информацию. Это объясняется

тем, что понятие «конфиденциальная информация» включает в себя самые

разные категории информации ограниченного доступа. По этой же причине

крайне сложной и вряд ли целесообразной представляется разработка какого-

либо

единого

нормативного

документа,

регламентирующего

работу

с

документами, содержащими все виды конфиденциальной информации.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания

им

юридической

силы,

а

также

для

удобства

работы

с

ними.

Стандарт

описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы,

системы

и

технологии.

Область

действия

стандартов

и

их

содержание

определяются государственными органами управления.

В

соответствии

с

законом

«О

стандартизации»

государственные

стандарты

принимает

Госстандарт.

Основные

стандарты

в

области

делопроизводства:

-

ГОСТ

Р

ИСО

15489-1-2007.

Национальный

стандарт

Российской

Федерации.

Система

стандартов

по

информации,

библиотечному

и

издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

-

ГОСТ

Р

6.30-2003.

Унифицированные

системы

документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

5

Требования к оформлению документов.

-

ГО С Т

Р

3 4 . 1 0 - 2 0 0 1 .

И н ф о р м а ц и о н н а я

т е х н о л о г и я .

Криптографическая

защита

информации.

Процессы

формирования

и

проверки электронной цифровой.

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения.

-

ГОСТ

Р

50922-96.

Защита

информации.

Основные

термины

и

определения.

Нормативные

документы

по

труду

служат

для

определения

численности

работников,

исчисления

затрат

времени

на

выполнение

конкретных

заданий

и

определения

объемов

выполняемых

работ.

В

настоящее время действует несколько нормативных документов [25].

Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному

обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда

(ЦБНТ)

Минтруда

РФ

в

1995

году

и

рекомендованы

для

определения

трудоемкости

работ

и

численности

работников

в

органах

власти,

на

предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Классификаторы

предназначены

для

автоматизации

работ

с

документами.

Они

позволяют

при

поиске,

сортировке

и

обработке

использовать

специальные

коды,

которые

присваиваются

документам.

Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень

наименований

документов

и

их

кодов

в

систематизированном

виде.

Классификация

и

кодирование

применяются

в

статистике,

экономике,

банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие

форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке

составляют

Единую

систему

классификации

и

кодирования

технико-

экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время

действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов [18].

Таким

образом,

нормативно-методическая

база

конфиденциального

6

делопроизводства

регламентирует

создание

и

обращение

документов,

описывает структуру и функции служб делопроизводства.

1.2. Этапы изготовления конфиденциальных документов

Документирование

конфиденциальной

информации

включает

определение

состава

внутренних

и

отправленных

документов

и

их

изготовление.

Конфиденциальные

документы

должны

создаваться

только

при

действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и

содержания.

При

этом

решение

задач

конфиденциальной

деятельности

должно

обеспечиваться

минимальным

количеством

документов

при

сохранении полноты необходимой информации.

Определение

состава

издаваемых

конфиденциальных

документов

осуществляется

на

основе

перечня

конфиденциальных

сведений

организации, требований партнеров, перечня конфиденциальных документов

организации.

Перечни

издаваемых

конфиденциальных

документов

составляют

отдельно по каждому виду тайны, подписываются председателем и всеми

именами

постоянно

действующей

экспертной

комиссии

(ПДЭК)

и

утверждаются

руководителем

организации.

С

перечнями

под

расписку

должны

быть

ознакомлены

все

лица,

наделенные

правом

составлять,

визировать, подписывать и утверждать соответствующие документы [18].

Итак, состав конфиденциальных документов определен, рассмотрим

этапы их создания.

На первом этапе работы с конфиденциальной информацией необходимо

установить

весь

состав

циркулирующей

на

предприятии

информации,

отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.

7

На втором этапе определяется, какая из установленной информации

должна

быть

конфиденциальной

и

отнесена

к

коммерческой

тайне.

Основным

критерием

при

этом

является

возможность

получить

преимущества

от

использования

информации

за

счет

неизвестности

ее

третьим лицам.

Третий этап. Определяется степень конфиденциальности информации,

то

е с т ь

п р и с ва и ва е т с я

гр и ф

ко н ф и д е н ц и а л ь н о с т и .

С т е п е н ь

конфиденциальности

–

это

показатель

уровня

закрытости

информации.

Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить

при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть

степень конфиденциальности.

Гриф

конфиденциальности

представляет

собой

реквизит

формуляра

документа,

свидетельствующий

о

конфиденциальности

содержащихся

в

документе

сведений

и

проставляемых

на

самом

документе

и

сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких

степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне,

ставится гриф «Для служебного пользования» или сокращенный вариант

«ДСП».

Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа,

срок действия грифа и иные условия его снятия.

Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и

титульном

листах

документа,

а

также

на

обложке

дела

(тома)

в

правом

верхнем углу. На документах, записанных на машинных носителях, гриф

обозначается на всех листах [19].

Ниже грифа могут обозначаться ограничительные пометы: «Лично»,

«Только

в

руки»,

«Только

адресату»,

«Лично

в

руки»

и

другие.

При

регистрации

конфиденциальных

документов

к

его

номеру

добавляется

сокращенное

обозначение

грифа

конфиденциальности,

например:

№37к,

89ск, 97дсп.

8

Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени

конфиденциальности.

Четвертый этап – определение конкретных сроков конфиденциальности

л и б о

о б с т оя т е л ь с т в

и

с о б ы т и й ,

п р и

н а с т у п л е н и и

ко т о р ы х

конфиденциальность снимается.

Пятый

этап

–

определяется

круг

лиц,

имеющих

право

составлять,

визировать

и

подписывать

тот

или

другой

вид

документа,

а

также

предприятия, которым данные документы должны направляться.

Шестой этап – изготовление конфиденциальных документов. Проекты

конфиденциальных

документов

могут

изготавливаться

рукописным

способом,

на

пишущей

машинке

и

при

помощи

печатающих

устройств

средств

вычислительной

техники.

Рукописным

способом

допускается

готовить

отдельные

текстовые

внутренние

документы,

а

также

вносить

переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых

документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с

другого

носителя,

включая

звуковоспроизводящие

устройства,

либо

под

диктовку,

либо

непосредственно

исполнителем.

Проекты

чертежно-

графических документов могут изготавливаться как рукописным способом,

так и печатным, с помощью компьютера [19].

Изготавливать

печатные

проекты

конфиденциальных

документов

следует

в

подразделении

конфиденциального

делопроизводства.

Используемые

для

печатания

средства

вычислительной

техники

и

электрические

пишущие

машинки

должны

быть

защищены

от

перехвата

излучаемых ими сигналов.

При

любом

способе

изготовления

проекты

должны

иметь

все

необходимые и правильно оформленные реквизиты.

В

случае

если

документ

печатается

с

черновика,

на

первом

листе

черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров

проекта документа и фамилия исполнителя.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен

9

проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на

предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц,

подписать

проект

у

соответствующего

руководителя

и

передать

все

экземпляры

документа

вместе

с

черновиком

в

подразделение

конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо

причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также

передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Чертежно-графические

документы

оформляются

в

соответствии

с

нормами,

существующими

для

систем

проектной,

конструкторской

и

технологической документации, при этом оформление конфиденциальных

документов

отличается

от

открытых

только

проставлением

грифа

конфиденциальности

и

номера

экземпляра.

Текстовые

документы

оформляются по установленным правилам оформления различных систем

управленческой документации [18].

1.3. Носители конфиденциальной информации

Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика,

на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе

информации,

или

без

использования

того

и

другого.

Самыми

распространенными

носителями

документированной

конфиденциальной

информации являются машинные и бумажные носители.

Машинные носители:



жесткие магнитные диски;



гибкие магнитные диски (дискеты);



магнитные ленты;



магнитооптические диски;



оптические диски.

Бумажные носители:

10



для текстовых документов – спецблокноты, отдельные листы бумаги,

типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;



для

чертежно-графических

документов

–

ватман,

калька,

миллиметровая бумага [19].

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов.

Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с

линией отрыва и контрольным листком, в котором проставляются номера

листов блокнота. Стенографические тетради используются для стенограмм,

рабочие тетради (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) – для

различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять

черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители

могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания

или

рукописного

изготовления

проектов

документов.

При

этом

типовые

формы

документов

(бланки

с

трафаретным

текстом)

должны

содержать

только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски

для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило,

количественного характера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим

образом.

На

обложках

спецблокнотов

сотрудник

подразделения

конфиденциального

делопроизводства

пишет

или

проставляет

штампом

слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности.

Если листы спецблокнота не пронумерованы типографическим способом, то

они

нумеруются

сотрудником

подразделения

конфиденциального

делопроизводства [19].

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид

носителя, гриф конфиденциальности и фамилия исполнителя. Листы тетради

нумеруются,

на

обороте

последнего

листа

составляется

подписываемая

сотрудником конфиденциального делопроизводства заверительная подпись с

указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов

нумеруются

исполнителем,

на

первом

листе

проставляется

гриф

11

конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки,

кальки в соответствующих графах основных надписей, штампов или других

установленных местах исполнителем проставляется: на всех носителях -

гриф

конфиденциальности,

номер

листов;

дополнительно

для

носителей,

предназначенных

для

чертежно-графических

документов

–

количество

листов,

подразделение

и

фамилия

исполнителя.

На

любом

носителе,

предназначенном

для

составления

одного

конкретного

документа,

указывается наименование этого документа.

Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию

работы

по

защите

информации.

По этому

д о к у м е н т и р о в а н и е

конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью

конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и

правильности оформления документов зависит качество и эффективность

управленческой

и

производственной

деятельности,

достоверность

и

юридическая

сила

документов,

трудоемкость

их

обработки

и

качество

организации.

12

Глава 2. Организация работы с конфиденциальными документами

в Усть-Лабинском районном суде Краснодарского края

2.1. Состав, структура и компетенция

Усть-Лабинского районного суда Краснодарского края

В 2019 году Усть-Лабинскому району исполнилось 95 лет. Наш район

образован в 1924 году, когда постановлением Президиума ВЦИК от 02 июня

1924 года «О районировании Юго-Восточной области (края)», область была

разделена на 10 округов - один из них Кубанский, на территории которого

были образованы Усть-Лабинский и Ладожский районы.

16 октября 1924 года Юго-Восточная область вошла в состав Северо-

Кавказского

края,

из

которого

13

сентября

1937

года

был

выделен

Краснодарский

край

в

современных

границах

с

образованными

ранее

районами.

С формированием представительных и исполнительных органов власти

в вышеуказанных районах создавались и судебные органы. Таким образом,

день образования района можно считать днём рождения Усть-Лабинского

районного суда.

Усть-Лабинский районный суд Краснодарского края является судом

общей юрисдикции Российской Федерации и входит в единую судебную

систему Российской Федерации.

Систему

судов

общей

юрисдикции

в

Российской

Федерации

составляют федеральные суды общей юрисдикции и суды общей юрисдикции

субъектов Российской Федерации. К федеральным судам общей юрисдикции

относятся:

1)Верховный Суд Российской Федерации;

2)Верховные суды республик, краевые, областные суды, суды городов

13

федерального значения, суд автономной области, суды автономных округов;

3)районные

суды,

городские

суды,

межрайонные

суды

(далее

-

районные суды);

4)военные

суды,

полномочия,

порядок

образования

и

деятельности

которых устанавливаются федеральным конституционным законом;

5)специализированные

суды,

полномочия,

порядок

образования

и

деятельности

которых

устанавливаются

федеральным

конституционным

законом.

К

судам

общей

юрисдикции

субъектов

Российской

Федерации

относятся мировые суды.

Усть-Лабинский районный суд формируется в составе председателя

районного

суда,

его

заместителя

(заместителей)

и

судей

районного

суда,

назначаемых на должность в количестве, достаточном для обеспечения права

граждан, проживающих на территории судебного района, на доступность

правосудия и определяемом Судебным департаментом при Верховном Суде

Российской Федерации по согласованию с председателем верховного суда

республики, краевого, областного суда, суда города федерального значения,

суда

автономной

области,

суда

автономного

округа

в

пределах

общей

численности

судей

всех

федеральных

судов

общей

юрисдикции,

установленной федеральным законом о федеральном бюджете на очередной

финансовый год и плановый период. В целях приближения правосудия к

месту

нахождения

или

месту

жительства

лиц,

участвующих

в

деле,

находящихся

или

проживающих

в

отдаленных

местностях,

федеральным

законом

в

составе

районного

суда

может

быть

образовано

постоянное

судебное присутствие, расположенное вне места постоянного пребывания

суда.

Постоянное

судебное

присутствие

районного

суда

является

обособленным подразделением суда и осуществляет его полномочия.

Районный суд в пределах своей компетенции рассматривает дела в

качестве суда первой и второй инстанции и осуществляет другие полномочия,

предусмотренные

федеральным

конституционным

законом.

Районный

суд

14

является непосредственно вышестоящей судебной инстанцией по отношению

к мировым судьям, действующим на территории соответствующего судебного

района.

Районный

суд

рассматривает

все

уголовные,

гражданские

и

административные дела в качестве суда первой инстанции, за исключением

дел, отнесенных федеральными законами к подсудности других судов. В

случаях, установленных федеральным законом, районный суд рассматривает

дела

об

административных

правонарушениях.

Районный

суд

вправе

обратиться

на

основании

части

4

статьи

125

Конституции

Российской

Федерации в Конституционный Суд Российской Федерации с запросом о

конституционности закона, подлежащего применению в конкретном деле. Так

же районный суд рассматривает апелляционные жалобы, представления на

решения

мировых

судей,

действующих

на

территории

соответствующего

судебного района. Районный суд в соответствии с федеральным законом

рассматривает дела по новым или вновь открывшимся обстоятельствам.

Усть-Лабинский

районный

суд

Краснодарского

края

находиться

по

адресу: г. Усть-Лабинск ул.Коммунистическая, д. 317.

2.2.Порядок обращения со служебной информацией ограниченного

распространения в Усть-Лабинском районном суде

Краснодарского края

В

целях

упорядочения

работы

со

служебной

информацией

ограниченного

распространения

и

документами,

содержащими

такую

информацию,

в

федеральных

судах

общей

юрисдикции,

федеральных

арбитражных судах руководствуются «Положением о порядке обращения со

служебной

информацией

ограниченного

распространения

в

федеральных

судах

общей

юрисдикции,

федеральных

арбитражных

судах»

(далее

15

Положение) [14].

К служебной информации ограниченного распространения относится

несекретная

информация,

касающаяся

деятельности

федеральных

судов

общей юрисдикции и федеральных арбитражных судов (далее также - суды),

ограничение

на

распространение

которой

диктуется

служебной

необходимостью.

К служебным документам ограниченного распространения относятся

поступившие в суды, а также подготовленные в суде несекретные документы

и иные материальные носители, в том числе наряды, издания, материальные

носители, содержащие данную информацию.

Работа

с

документами,

содержащими

информацию

ограниченного

распространения,

осуществляется

в

аппарате

Усть-Лабинского

районного

суда в порядке, установленном для работы с несекретными документами, с

учетом особенностей, предусмотренных вышеуказанным Положением.

На служебных документах, содержащих информацию ограниченного

распространения, подготовленных в районном суде, проставляется пометка

«Для служебного пользования» или его сокращенное обозначение «ДСП» и

номер

экземпляра.

В

случае

необходимости

указанная

пометка

может

проставляться и на проектах служебных документах.

Решение об отнесении служебного документа, подготовленного в суде,

к разряду ограниченного распространения и о необходимости проставления

пометки

«Для

служебного

пользования»

принимается

председателем

районного суда по предложению исполнителя документа или иного лица,

подписывающего или утверждающего документ.

Контроль

за

порядком

обращения

с

документами,

содержащими

конфиденциальную информацию осуществляется председателем районного

суда.

Служебная

информация

ограниченного

распространения

без

разрешения председателя суда не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение такой информации, а также нарушение порядка обращения с

16

документами,

содержащими

такую

информацию,

их

утрату

работник

аппарата суда, администратор суда несут ответственность в соответствии с

действующим законодательством.

Прием,

регистрация

и

передача

документов.

Функции

по

приему,

регистрации и передаче документов, содержащих служебную информацию

ограниченного распространения, в суде возлагаются на работников аппарата

суда соответствующим приказом председателя суда.

Прием и регистрация поступающих в суд документов с пометкой «Для

служебного

пользования»

производится

уполномоченными

работниками

аппарата

суда

в

соответствии

с

требованиями

инструкций

по

судебному

делопроизводству

и

с

учетом

особенностей

работы

с

документами,

содержащими конфиденциальную информацию. При этом при регистрации к

номеру документа добавляется пометка «ДСП».

Например: Вх. № 25-ДСП; экз. № 1.

Уполномоченный

работник

аппарата

суда,

на

которого

возложены

функции

приема,

регистрации

и

передачи

корреспонденции,

проверяет

правильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов и

экземпляров

документов

или

изданий,

а

также

наличие

указанных

в

сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой «Для

служебного пользования» или приложений к ним, отдельных листов данных

материалов, а также при обнаружении повреждений целостности упаковки и

самого

документа,

несоответствия

номера

на

конверте

номеру

вложения

документа

уполномоченным

работником

аппарата

суда,

на

которого

возложены

функции

приема

и

регистрации

входящей

корреспонденции,

составляется

акт

в

двух

экземплярах,

один

из

которых

высылается

отправителю. Ошибочно поступившие документы высылаются отправителю.

При

ведении

регистрации

документов

в

автоматизированном

режиме

электронный

образ

документа

не

сканируется

и

в

системах

ведения

автоматизированного делопроизводства делается отметка «ДСП».

17

В случае необходимости и при значительном объеме таких документов

их регистрация осуществляется отдельно от несекретной документации в

соответствующих журналах учета:



входящие

документы

-

в

журнале

учета

входящих

документов,

содержащих служебную информацию ограниченного распространения;



исходящие и внутренние документы - в журнале учета исходящих

(внутренних) документов.

Передача документов в суде судьям, работникам аппаратов судов,

администраторам

судов

осуществляется

строго

под

расписку

в

журнале

(реестре)

учета

и

только

тем

исполнителям,

которые

имеют

к

ним

непосредственное отношение.

Передача

служебной

конфиденциальной

информации,

а

также

документов и иных носителей, содержащих такую информацию, сторонним

лицам

и

организациям

допускается

только

с

разрешения

председателя

районного суда.

Выносить

документы,

передавать

служебную

информацию

ограниченного

распространения

по

каналам

факсимильной

связи

и

электронной почте запрещается.

Разработка и оформление документов. Печатание проектов документов,

копирование и сканирование документов, содержащих конфиденциальную

информацию

с

пометкой

«Для

служебного

пользования»

производится

уполномоченным

лицом,

на

которое

председателем

суда

возложена

соответствующая обязанность. При этом уничтожаются файлы, черновики

этих документов.

На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого

экземпляра указываются: количество отпечатанных экземпляров документа (в

тех случаях, если их не более пяти), адресаты рассылки и место нахождения

(хранения)

экземпляра

исходящего

документа,

остающегося

в

номенклатурном

деле,

фамилия

и

инициалы

исполнителя,

номер

его

служебного

телефона,

дата

исполнения

документа.

Пример

показан

на

18

рисунке 1.

Отпечатано - 2 экз.

Экз. № 1 - ВС РФ

Экз. № 2 - в дело

Исп. - Иванов А.А.

Тел.: (495) 648-90-80

03.07.2015

Рисунок 1 – Указание количества отпечатанных экземпляров документа

Разработка документов, содержащих конфиденциальную информацию,

осуществляется в служебных помещениях с целью исключения ознакомления

с данными документами посторонних лиц.

Пометка «Для служебного пользования» на разработанных документах

и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы

документа, на обложке и титульном листе издания.

При

оформлении

документов

на

двух

и

более

страницах

вторая

и

последующие

страницы

нумеруются.

Номера

страниц

проставляются

посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Если

документ

имеет

приложение,

то

об

этом

делается

отметка.

Указанная отметка оформляется ниже текста документа от границы левого

поля и включает в себя сокращенное наименование прилагаемого документа,

номер экземпляра, количество листов и отметку «ДСП».

Например: Приложение: справка..., экз. № 1, на 3 л., ДСП.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы

или иные материальные носители информации, то отметка о приложении

оформляется как показано на рисунке 2.

Приложение:

1. Справочник...., 2 книги, экз. № 1, 2, ДСП.

2. Список............., 1 дискета, экз. № 1, ДСП.

19

Рисунок 2 – Отметка о приложении

Оформление и отправка исходящих документов, размножение и снятие

копий.

Отправка

документов,

содержащих

информацию

ограниченного

распространения,

в

другие

суды,

государственные

органы,

организации

осуществляется

уполномоченным

работником

аппарата

суда,

на

которого

данные обязанности возложены председателем суда. Отправка такого вида

документов, осуществляется посредством фельдъегерской или специальной

связи, а также заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным

под подпись.

При

необходимости

направления

таких

документов

нескольким

адресатам

(более

чем

в

пять

адресов)

исполнитель

составляет

список

рассылки, в котором для каждого адресата проставляется номер экземпляра.

Список

рассылки

подписывается

исполнителем

и

утверждается

председателем суда.

В случае направления документов нескольким адресатам на оборотной

стороне подлинника документа делается отметка о наличии списка рассылки,

указывается его дата и номер. Список рассылки приобщается к подлиннику

документа

и

хранится

вместе

с

ним

в

соответствующем

деле

по

номенклатуре.

Для

отправки

документов

используются

пакеты,

изготовленные

из

плотной

бумаги.

На

лицевой

стороне

пакета

в

правом

верхнем

углу

проставляется

пометка

«Для

служебного

пользования»

или

сокращенно

«ДСП»,

ниже

этой

пометки

(при

необходимости)

проставляется

пометка

«Лично».

Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются или четко и

разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (пастой черного, синего или

фиолетового цвета).

Перед

вложением

в

пакет

документов

уполномоченный

работник

аппарата

суда

сличает

их

номера

и

экземпляры.

Пакет

заклеивается

и

опечатывается.

20

Размножение, снятие копий документов осуществляется с письменного

разрешения

председателя

суда

уполномоченным

им

работником

аппарата

суда. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

О снятии копии делается соответствующая отметка в журнале учета

(реестре)

исходящих

(внутренних)

документов,

содержащих

служебную

информацию

ограниченного

распространения,

в

котором

указываются:

количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они

отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие

копий,

дата.

Разрешение

председателя

суда

и

отметка

исполнителя

оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования»

формируются в наряды в соответствии с номенклатурой дел районного суда.

При

этом

на

обложке

наряда,

в

который

подшиты

документы,

делается

пометка «Для служебного пользования».

Хранение и порядок уничтожения документов. Документы с пометкой

«Для

служебного

пользования»

должны

храниться

в

шкафах,

сейфах,

хранилищах,

металлических

шкафах,

оборудованных

дверью

с

запорным

устройством и имеющих приспособления для опечатывания в служебных

помещениях.

Для

отбора

и

уничтожения

документов,

нарядов

с

пометкой

«Для

служебного

пользования»,

утративших

практическое

значение,

приказом

председателя

суда

создается

экспертная

комиссия

из

числа

наиболее

квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. В состав

экспертной комиссии подлежат включению судьи, работники аппарата суда, в

том числе и работник, ответственный за хранение и учет таких документов,

на которого данные обязанности возложены председателем суда.

Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с

действующим

законодательством

в

области

архивного

дела

и

иными

нормативными

правовыми

актами,

регулирующими

вопросы

отбора

и

уничтожения документов, утративших практическое значение.

21

По итогам работы экспертной комиссии составляется акт о выделении к

уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Уничтожение документов производится только после утверждения акта

председателем соответствующего суда путем сжигания или измельчения на

бумагорезательных

машинках.

Об

уничтожении

документов

в

учетных

формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

При смене работника аппарата суда, ответственного за учет и хранение

документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт

приема-сдачи

этих

документов,

который

утверждается

председателем

районного суда.

Проверка наличия документов, изданий и нарядов с пометкой «Для

служебного

пользования»

производится

не

реже

одного

раза

в

год

комиссиями, назначаемыми председателем

суда. В состав таких комиссий

включаются лица, ответственные за учет и хранение документов. По итогам

проверки комиссией составляется акт, утверждаемый председателем суда, в

котором

указываются

выявленные

недостатки

и

предложения

по

их

устранению.

О

фактах

утраты

документов

(изданий,

нарядов,

иных

носителей),

содержащих

конфиденциальную

информацию,

либо

разглашения

этой

информации

уполномоченный

работник

аппарата

суда

информирует

председателя

суда,

по

распоряжению

которого

создается

комиссия

и

проводится

служебная

проверка,

о

результатах

которой

письменно

докладывается председателю суда.

На

утраченные

документы,

издания,

наряды

с

пометкой

«Для

служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются

соответствующие

отметки

в

учетных

формах.

Акт

приобщается

к

соответствующему делу по номенклатуре суда или подшивается на место

утраченного документа.

При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита

документов,

содержащих

служебную

информацию

ограниченного

22

распространения, не требуется, по решению председателя суда или иного

лица,

подписавшего

или

утвердившего

документ

или

сопроводительное

письмо,

снимается

пометка

«Для

служебного

пользования»

путем

собственноручного

зачеркивания

на

подлиннике

указанной

отметки

с

проставлением фамилии и инициалов, подписи и даты. При снятии такой

пометки в журналах учета (реестрах) делаются соответствующие отметки и

информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

2.3. Проблемы защиты конфиденциальной информации в районном

суде и пути их решения

Как уже говорилось выше, персональные данные граждан, сведения

составляющие

тайну

следствия

и

судопроизводства

относятся

к

конфиденциальной

информации.

И

важно

понимать,

что

информацию

с

ограниченным доступом следует хранить особым образом, исключая риск

попадания

к

третьим

лицам,

поскольку

это

может

привести

к

утечке

секретных данных и причинить ущерб или вред государству, гражданину или

организации.

Поэтому,

в

рамках

данного

исследования

целесообразно

оценить

степень потенциальных угроз и защиты конфиденциальной информации в

районном суде посредством опроса.

Опрос проводился как среди сотрудников районного суда, так и среди

посетителей.

Итак, респондентам было предложено несколько вариантов источников

угроз,

и

несколько

вариантов

возможных

причин

утраты

модификации

конфиденциальной информации.

Результаты проиллюстрируем на диаграммах.

23

24,00%

74,00%

2,00%

участники судебных

процессов

сотрудники суда

посетители суда

Рисунок 3 – Возможные источники угроз конфиденциальной информации

15,00%

77,00%

8,00%

умышленные действия

персонала (несанкци-

онированный доступ)

неумышленные действия

персонала

несоблюдения режима

хранения

Рисунок 4 – Причины утраты модификации конфиденциальной информации

Итак, проанализировав ответы на вопросы, можно сделать следующие

выводы:

на

рисунке

3

видно,

что

основную

угрозу

для

доступа

к

конфиденциальной информации представляют сами сотрудники суда, и в

большинстве случаев распространение данных не связано с умышленными

действиями и объясняется беспечностью или необдуманными поступками

сотрудников суда. Однако на рисунке 4 видно, что несанкционированный

24

доступ так же представляет достаточную угрозу утраты конфиденциальной

информации.

В целом, можно отметить, что какой либо глобальной потенциальной

угрозы

доступа

к

конфиденциальным

документам

в

Усть-Лабинском

районном суде практически сведено к нулю, так как, во-первых, в здании

суда организован строгий пропускной режим, проход в здание посетителей

суда осуществляется по документам и через стационарный металлодетектор.

Во-вторых, разработан ряд нормативно-правовых актов, направленных на

упорядочивание

имеющейся

документации

и

выделены

определённые

категории сотрудников с доступом к конфиденциальной информации.

Таким образом, в основе любой системы защиты от атак, связанных с

утечкой конфиденциальной информации, должны лежать организационные

меры обеспечения безопасности. В рамках этих мер в суде разработаны и

внедрены

организационно-распорядительные

документы,

определяющие

список конфиденциальных информационных ресурсов, возможные угрозы,

которые с ними связаны, а также перечень тех мероприятий, которые должны

быть реализованы для противодействия указанным угрозам.

Примерами таких организационных документов является «Положением

о

порядке

обращения

со

служебной

информацией

ограниченного

распространения

в

федеральных

судах

общей

юрисдикции,

федеральных

арбитражных судах», должностные инструкции сотрудников суда и др.

В

дополнении

к

организационным

средствам

защиты

должны

применяться и технические решения, предназначенные для блокирования

перечисленных выше каналов утечки конфиденциальной информации.

Ниже

приводится

описание

различных

мер

защиты

информации

ограниченного доступа.

Инженерно-технические меры.

Учитывая повсеместное использование

электронных носителей данных, для охраны конфиденциальной информации

требуются технические средства, ограничивающие ее копирование, передачу

и искажение.

25

Выделяют четыре группы защитных мер:

1. Предотвращение

несанкционированного

доступа.

Я в л я е т с я

эффективным средством от попадания данных в чужие руки, поскольку не

допускает посторонних к их обработке. Комплекс мер по защите включает

межсетевое экранирование, систему контроля управления доступом (логин и

пароль), учет и регистрацию входов (журналирование), антивирусную защиту

и использование средств обнаружения вторжений.

2. Инженерно-технические

ограничения. Немало

злоумышленников

осуществляют

кражу

важной

информации

путем

несанкционированного

вторжения

на

территорию

организации.

С

целью

недопущения

таких

инцидентов

на

предприятиях

устанавливаются

специальные

инженерно-

техниче ские

сооружения:

турникеты,

сигнализации,

с и с т е м ы

видеонаблюдения

и

кодовые

замки.

К

данным

средствам

также

относят

противопожарные

комплексы,

способные

не

только

оповестить

о

задымлении,

но

и

потушить

очаг

возгорания,

обеспечив

сохранность

серверной и рабочих мест.

3. Защита от утечек информации по техническим каналам. Главная

задача – не допустить передачи сведений при помощи электромагнитных

считывателей

информации

доступа.

С

этой

целью

на

предприятиях

применяются

шторы-жалюзи,

виброакустические

глушилки,

специальные

фильтры для защиты от побочных электромагнитных наводок и излучений. С

каждым

годом

актуальность

использования

подобных

решений

увеличивается,

что

обусловливается

ценовой

доступностью

технических

средств для потенциальных шпионов.

4. Криптографические средства. Необходимы для охраны информации

во время ее передачи по электронным каналам связи. Учитывая широкое

распространение

электронного

документооборота,

криптографические

средства

имеют

важное

значение.

С

целью

дополнительной

защиты

информации от искажения, а также подтверждения ее авторства используется

электронная подпись. Механизм криптографической защиты применяется для

26

обеспечения

конфиденциальности

информации,

хранимой

в

базе,

и

реализуется путем построения VPN-сетей (Virtual Private Network) [28].

Чтобы защитить конфиденциальную информацию, важно своевременно

модернизировать

имеющиеся

инженерно-технические

комплексы

на

предприятии, поскольку только таким образом можно снизить риски хищения

данных до минимума.

Морально-этические меры. Практика подтверждает, что в большинстве

случаев

утечки

случаются

по

вине

людей,

работающих

в

организации.

Именно поэтому с каждым годом все больше предприятий, учреждений,

организаций

при

приеме

на

работу

новых

людей

подписывают

с

ними

договор о неразглашении конфиденциальных данных. По этой причине важно

правильно

подбирать

персонал

на

ответственные

должности,

а

также

периодиче ски

проводить

обучение

сотрудников

правилам

п о

информационной безопасности (ИБ-правила) [28].

Морально-этические меры по защите информации напрямую связаны с

кадровой безопасностью, для чего на предприятии должны быть заведены

журналы

инструктажей,

разработаны

соответствующие

должностные

инструкции,

включающие

в

себя

порядок

ознакомления

с

информацией,

составляющей

коммерческую

тайну.

При

увольнении

сотрудников

также

следует

принимать

соответствующие

меры

безопасности,

изымая

удостоверения и пропуски, аннулируя пароли доступа, а также беря подписку

о неразглашении данных.

Служба

безопасности

(внутреннего

контроля)

предприятия

должна

отслеживать сотрудников с целью выявления тех, кто опаздывает на работу,

уходит раньше положенного времени, проводит много часов за играми или в

социальных сетях (в рабочее время), что свидетельствует о низком уровне

ответственности таких «специалистов». С целью активного мониторинга и

выявления

всех

факторов

риска

во

многих

компаниях

используются

специальные программы, позволяющие выявлять тех сотрудников, поведение

которых отклоняется от нормы.

27

Таким

образом,

в

любой

организации

имеются

сведения,

которые

составляют

коммерческую

тайну,

или

как

в

данной

работе,

тайну

судопроизводства,

поэтому

ограниченный

доступ

к

информации

–

не

рекомендуемая,

а

необходимая

мера

безопасности.

К

сожалению,

в

большинстве случаев сотрудники не до конца осознают важность сохранения

конфиденциальной

информации

в

тайне.

Более

того,

нередко

усиленные

меры, принимаемые руководством организации для защиты информации,

воспринимаются сотрудниками как некомфортные, ведь для их реализации

работникам

необходимо

соблюдать

процедуру

входа

в

систему

и

другие

внутренние ИБ-правила. Вместе с тем руководитель должен понимать, что

ограниченный доступ – это важнейшая мера безопасности, направленная на

предотвращение утечек данных.

28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В

процессе

работы

над

поставленными

задачами

были

сделаны

следующие выводы: под документами, отнесёнными законом к категории

конфиденциальной

подразумевается

информация,

не

подлежащая

публичному распространению и охраняемая законом.

К

такой

информации

имеют

доступ

ограниченное

количество

лиц,

которые берут на себя обязательство не разглашать известную им тайну. Если

оно

будет

нарушено,

распространителям

секретной

информации

может

грозить дисциплинарная, материальная, административная, а в некоторых

случаях даже уголовная ответственность.

В

отличие

от

открытых

документов,

процесс

исполнения

конфиденциальных документов представляет собой достаточно насыщенную

различными технологическими этапами и процедурами технологию.

Конфиденциальное

делопроизводство

представляет

собой

деятельность,

обеспечивающую

документирование

конфиденциальной

информации, организацию работы с конфиденциальным и документами и

защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием

информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под

организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение,

исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для

архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки

наличия.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же

принципах, что и открытое (несекретное) делопроизводство, но в то же время

имеет

отличия,

обусловленные

конфиденциальностью

документированной

информации.

Эти

отличия

касаются

сферы

конфиденциального

делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным

29

количеством

документов

при

сохранении

полноты

и

достоверности

информации – предоставление пользователям всех необходимых документов,

но

только

тех,

которые

действительно

требуются

для

выполнения

должностных обязанностей.

В

первой

главе

было

рассмотрено,

нормативно-методическое

обеспечение системы защиты конфиденциальной информации предназначено

для регламентации процессов обеспечения безопасности информации фирмы,

в

том

числе

при

работе

персонала

с

конфиденциальными

сведениями,

документами,

делами

и

базами

данных.

Оно

включает

в

себя

ряд

обязательных

организационных,

инструктивных

и

информационных

документов,

устанавливающих

принципы,

требования

и

способы

предотвращения пассивных и активных угроз ценной информации. Система

защиты ценной, конфиденциальной информации реализуется в комплексе

нормативно-методических документов, которые детализируют и доводят ее в

виде конкретных рабочих требований до каждого работника фирмы. Знание

работниками своих обязанностей по защите является обязательным условием

эффективности функционирования системы защиты.

Во

второй

главе

проанализирован

порядок

работы

со

служебной

информацией ограниченного распространения в Усть-Лабинском районном

суде Краснодарского края.

Итак,

работа

со

служебной

информацией

ограниченного

доступа

в

исследуемой

организации

осуществляется

в

строгом

соответствии

с

«Положением

о

порядке

обращения

со

служебной

информацией

ограниченного распространения в федеральных судах общей юрисдикции,

федеральных

арбитражных

судах».

Контроль

за

порядком

обращения

с

документами, содержащими конфиденциальную информацию осуществляет

председатель

районного

суда.

За

разглашение

такого

рода

информации

сотрудники

несут

ответственность

установленную

законодательством.

Приём,

регистрация

и

передача

дел

документов

содержащих

конфиденциальную информацию осуществляется в строгом соответствии с

30

требованиями, предъявляемыми к работе с такой документацией. Хранятся

конфиденциальные

документы

в

сейфах,

металлических

шкафах

которые

оборудованы

запорным

устройством,

и

имеют

приспособления

для

опечатывания. Уничтожают данную документацию в том случае, когда она

утратила практическое значение. Для этого председатель суда издаёт приказ о

создании

экспертной

комиссии,

которая

составляет

акт

о

выделении

к

уничтожению документов, не подлежащих хранению. Затем председатель

суда утверждает данный акт, и документация уничтожается путём сжигания

или измельчения на бумагорезательных машинках.

В заключении второй главы была дана оценка степени потенциальных

угроз и защиты конфиденциальной информации. В результате были сделаны

выводы, что основную угрозу для доступа к источникам конфиденциальной

информации представляют сами сотрудники суда и в большей степени из-за

невнимательности работы с подобной информацией.

В

итоге

было

отмечено,

что

информация

о гр а ниче нно го

распространения в районном суде достаточно защищена, но необходимо в

дополнение к применяемым мерам разработать дополнительные решения, к

примеру,

использовать

электронные

носители

данных

с

применением

технических

средств

ограничивающих

копирование,

передачу

искажение

данных,

а

также

обучить

сотрудников

правилам

по

информационной

безопасности.

Таким

образом,

обеспечить

безопасность

конфиденциальной

информации возможно лишь при неукоснительном соблюдении требований,

правил к работе с конфиденциальной информацией. Так же руководителям

организаций

необходимо

совершенствовать

системы

доступа

и

хранения

конфиденциальных документов в целях предотвращения реальных угроз по

неразглашению данных.

31

32