ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАВЫКОВ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ДЛЯ

ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

Тайм-менеджмент

является

одним

из

самых

полезных

навыков,

способных помочь продвинуться как в личной, так и в профессиональной

жизни.

Время,

будучи

таким

важным

аспектом,

заслуживает

самого

уважительного отношения. Если овладеть искусством управления временем,

жизнь однозначно претерпит позитивные изменения.

Найти

успешного

продуктивного менеджера, который не знает как

правильно

распоряжаться

своим

временем

и

своими

сотрудниками

практически невозможно.

Тайм-менеджмент – это координация задач и действий, позволяющая

максимизировать

эффективность

усилий

человека.

По

сути,

управление

временем позволяет людям получать больше и лучше выполнять свою работу

за

меньшее

время.

тайм-менеджмент

позволяет

наилучшим

образом

использовать все 24 часа для выполнения личных и профессиональных задач.

К

преимуществам

тайм-менеджмента

относят:

лучшее

управление

задачами,

более

высокая

производительность,

снижение

уровня

стресса,

улучшение

баланса

между

работой

и

личной

жизнью,

повышение

креативности и прочее. В свою очередь, невозможность управлять своим

временем

рационально

и

эффективно

может

привести

с

следующим

нежелательным последствиям: несоблюдение сроков, плохое качество работы,

высокие уровни стресса, дисбаланс работы, выгорание и тому подобное.

Независимо от того, являетесь ли вы начинающим менеджером или

просто

нуждаетесь

в

повышении

квалификации,

изучение

и

применение

правильных навыков тайм-менеджмента окажет существенное влияние на

успех вашей карьеры.

Одним

из

самых

популярных

инструментов

тайм-менеджмента,

который используется множеством людей по всему миру является матрица

Эйзенхауэра,

разработанная

президентом

США

Дуайтом

Эизенхауэром.

Матрица

Эйзенхауэра

представляет

собой

четыре

квадранта,

основанием

которых служат две оси – это ось важности по вертикали и ось срочности по

горизонтали. Таким образом выделяются следующие группы дел: важные и

срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, не срочные и не

важные. Итак, данная матрица разбила тайм-менеджмент на четыре группы:

делай

первым,

планируй,

делегируй

и

не

делай.

Освоение

матрицы

Эйзенхауэра и грамотное распределение внутри нее своих дел способствует

появлению свободного времени, успешному достижению целей, отсутствию

спешки. Все дело в организованности и собранности.

Существует

множество

навыков

тайм-менеджмента,

грамотное

применение

которых

способно

повысить

эффективность

использования

времени,

содействовать

продуктивному

достижению

целей

и

успешному

руководству своей командой. Далее рассмотрим некоторые из них более

подробно.

Необходимо провести аудит времени, чтобы выяснить как на самом деле

оно расходуется. Самый простой способ, который можно использовать для

отслеживания в наше время – различные приложения на телефоне. Получив

отчеты о том, что на самом деле крадет ваше время, вы сможете внести

соответствующие корректировки.

Важно знать, как правильно планировать цели. Бенджамин Франклин

однажды сказал: «Если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу».

Обучение

правильному

планированию

целей

вашей

команды

является

ключевым.

Необходимо

устанавливать

ежедневные,

еженедельные,

ежемесячные и даже годовые цели, которые можно разбить на управляемые

задания, чтобы поддерживать цель в нужном направлении.

Хорошие коммуникации имеют большое значение. Когда менеджер

испытывает трудности с управлением временем, коммуникации, общение

часто страдает. Однако если он тратит время на взаимодействие со своей

командой, клиентами, это может существенно повлиять на успех бизнеса.

Также очень важна хорошая организация, включающая как правильное

делегирование

обязанностей,

так

и

рациональное

обустройство

рабочего

пространства. Если команда дезорганизована, и людям не ясно, какие у них

назначения или к кому они могут обратиться за помощью, пострадают любые

поставленные цели.

Необходимо уметь правильно расставлять приоритеты в делах. Первый

блок матрицы Эйзенхауэра – «Делай первым», то есть решай, какие ключевые

обязанности нужно выполнить прежде чем переходить к следующим. Это

могут быть такие мелочи, как ответ на запрос вашего босса, или более

значимые дела, например, завершение планов новой стратегии и т.п.

Ко всему прочему важно умение устранить отвлекающие факторы. У

всех

есть

несколько

вещей,

которые

им

нужно

сделать

одновременно.

Запросто

можно

начать

работу

над

одним

заданием,

а

затем

перейти,

например, к проверке своей электронной почты, получив уведомление на

телефоне. Это способно нарушить вашу концентрацию. Поэтому необходимо

определить

временные

блоки

на

выполнение

каждой

задачи.

Сосредоточившись на одной из них, вы закончите работу раньше и уделите ей

все свое внимание.

Одним из полезных принципов, которые можно использовать в своей

работе, является закон Парето, или правило 80 на 20, согласно которому на

получение

80

процентов

результатов

у

вас

уходит

20

процентов

всего

затраченного времени. Выходит, что на практике 4/5 приложенных вами

усилий

почти

никак

не

влияет

на

результат.

То

есть

приоритеты

без

оправданий могут составлять лишь 20 процентов вашей работы, остальные 80

процентов обязанностей, вероятно, могут быть делегированы членам вашей

команды.

Перестаньте стараться быть идеальным. Перфекционизм приводит к

тому, что вы будете снова и снова возвращаться к одной и той же задаче. Это

снизит вашу продуктивность. Просто делайте все возможное и двигайтесь

дальше.

И

наконец,

не

бойтесь

сделать

перерыв,

когда

это

необходимо.

Выгорание

–

это,

так

называемый,

убийца

тайм-менеджмента,

который

подкрадывается, когда вы пытаетесь убедиться, что ни одна минута не будет

потрачена

впустую.

В

результате

происходит

снижение

энергии

и

концентрации, ваша работа может сказаться на вашем психическом здоровье.

Поэтому разрешайте вашим сотрудникам делать перерывы и не забывайте

брать их сами. Несколько перерывов в течение рабочего дня могут иметь

большое значение для правильного мышления, позволяющего максимально

использовать свое время.

Тайм-менеджмент играет важную роль в повседневной жизни. Даже

изучение

основных

советов

по

управлению

временем

может

оказаться

действительно

полезным.

Тайм-менеджмент

–

инструмент

расширения

возможностей

как

руководителя,

так

и

его

команды.

Правильное

его

использование может не только улучшить общую производительность, но и

помочь руководителю стать респектабельным лидером.