Савельева Мария Михайловна,

студентка института «Национальной культуры

и межкультурной коммуникации»,

ФГБОУ ВПО «Марийский государственный университет»,

Россия, г. Йошкар-Ола

Научный руководитель: Филатова Анна Витальевна,

ФГБОУ ВПО «Марийский государственный университет»,

Россия, г. Йошкар-Ола

Система электронного документооборота

Аннотация. В

данной

статье

проанализирован

документооборот

в

Поволжской

лесопромышленной

компании,

электронная

система

«Дело».

Статья

посвящается

электронной

регистрации

документов,

работе

с

входящими и исходящими документами.

Ключевые

слова: электронный

документооборот,

документы,

резолюция,

регистрация документов.

«Поволжская

лесопромышленная

компания»

является

очень

молодым,

но

перспективным предприятием и существует с июня 2012г. Основными видами

деятельности

предприятия

являются

производство

пиломатериалов,

материалов,

товаров

народного

потребления.

Лесопромышленная

компания

является деревообрабатывающим предприятием по выпуску пиломатериалов

экспортного назначения и деталей фрезерованных для строительства: доска

пола и погонажные изделия ГОСТ 8242-88.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их

создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно

и

рационально

организованный

документооборот

повышает

эффективность

работы

аппарата

управления

организации.

Под

объемом

документооборота компании понимается количество документов, полученных и

созданных компанией за определенный период времени. Показатели объема

документооборота

используются

для

определения

технологической

оснащенности

процессов

работы

с

документами,

а

также

для

анализа

различных

аспектов

управленческой

деятельности.

В

документообороте

выделяют

три

документопотока:

входящие,

внутренние

и

исходящие

документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков

имеет свои правила обработки и направления движения. Порядок работы с

в х о д я щ и м и

д о к у м е н т а м и :




прием

корреспонденции,

проверка

целостности

упаковки

и

вложений,

правильность

адресации,

вскрытие

конверта,

систематизация

документов,

заполнение регистрационных карточек, простановка штампов ,распределение

документов

на

подлежащие

передаче

директору

или

секретарю

для

р а с с м о т р е н и я и

в ы н е с е н и я

р е з о л ю ц и и .




П о р я д о к

р а б о т ы

с

и с х о д я щ и м и

д о к у м е н т а м и :




получение

исполненных

документов,

проверка

правильности

оформления

документов,

наличия

приложений,

указанных

в

основном

документе,

регистрация

документов

в

регистрационно-контрольной

форме,

сортировка

отправляемых

документов

по

адресатам

и

видам

почтовых

отправлений,

простановление

адреса

на

конверте,

фальцовка

и

вложение

документов

в

конверты,

заклеивание

конвертов,

составление

реестра

на

заказную

почту,

упаковка писем для отправки на почту.




Компания

пользуется

системой

электронного

документооборота

«Дело».

В

настоящее время все больше российских организаций и учреждений применяют

систему электронного документооборота, который имеет ряд преимуществ:

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы

различных справочников;

-отслеживание хода исполнения резолюций;

-удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки

(РК) как документов, так и проектов (РКПД);

-журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

-формирование отчетности.

«Дело»

поддерживает

полный

жизненный

цикл

документа,

в

том

числе

и

автоматизирует регистрацию. При регистрации в данной системе формируется

регистрационно-контрольная

карточка

,

в

которую

заносятся

сведения

о

документе, и присваивается регистрационный номер в соответствии с заданным

шаблоном.

РК

содержит

полный

набор

реквизитов,

предусмотренных

стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или

отраслевой

специфики

состав

полей

РК

может

быть

расширен

за

счет

дополнительных реквизитов.

При

регистрации

файлы

исходящих

и

внутренних

документов

могут

быть

прикреплены к РК системы «Дело». Для документов, которые готовятся в MS

Word, реализованная упрощенная процедура регистрации из среды текстового

процессора,

а

при

большом

объеме

документооборота

можно

использовать

опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в

систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для

этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых

листах печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе

сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает

отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В

результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате,

автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система «Дело» позволяет работать с большим объемом документов, работать

множеству

пользователей

с

большими

массивами

документов,

наличие

пользовательских

настроек,

позволяет

ускорить

обработку

документов

и

обеспечить удобное представление информации.

Система

электронного

документооборота

«ДЕЛО»

–

первая

на

российском

рынке СЭД промышленная система, обеспечивающая полноценную работу с

юридически

значимыми

электронными

документами.

С

помощью

криптографического

комплекса

«Юридически

значимый

документооборот»

позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту

любого масштаба.

Список литературы.

1. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии

в делопроизводстве[Текст] : / С.Л. Кузнецов. – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел

– Синтез». – 2006. – 232 с.

2. Малитиков АС., Сельский Д. И. Руководство по делопроизводству [Текст]: —

М.:1969.- С. 109.

3.

Ефимова

О.А.

Современные

технологии

работы

с

документами:

автоматизация делопроизводства [Текст]: /О.А.Ефимова

// Секретарское дело,

2001.-№ 3.